淺究縣級(jí)事業(yè)單位檔案管理工作的常態(tài)問(wèn)題與對(duì)策
進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。
摘要：做好檔案工作是深化事業(yè)單位改革的一個(gè)重要保障。但是，縣級(jí)事業(yè)單位的檔案管理還存在著認(rèn)識(shí)不足、基礎(chǔ)工作薄弱、管理設(shè)施老化和人員素質(zhì)低等問(wèn)題，文章針對(duì)這些問(wèn)題，提出了創(chuàng)新改革的思路。
關(guān)鍵詞：縣級(jí)事業(yè)單位;問(wèn)題;對(duì)策;檔案管理
檔案是事業(yè)單位重要的信息資源，它在事業(yè)單位的發(fā)展中起著查考利用、歷史憑證、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)等重要作用。作為事業(yè)單位的檔案部門(mén)和檔案工作者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹十八大精神，圍繞地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略，解放思想，實(shí)事求是，最大限度地激發(fā)創(chuàng)新精神，以創(chuàng)新來(lái)驅(qū)動(dòng)檔案工作的改革。在深化改革的進(jìn)程中，通過(guò)做實(shí)基礎(chǔ)工作，打造管理網(wǎng)絡(luò)化和存儲(chǔ)數(shù)字化，提升管理水平。通過(guò)編寫(xiě)發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革等方法，開(kāi)發(fā)利用檔案的信息資源來(lái)服務(wù)社會(huì)，在服務(wù)社會(huì)中提升自我價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
一、檔案管理概述
(1)檔案管理的概念。檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、聲音、圖像及其它載體的有關(guān)文件。檔案管理就是建立檔案實(shí)體秩序，使保存的檔案材料實(shí)現(xiàn)條理化、有序化的基礎(chǔ)工作。檔案管理工作從微觀的角度看包括收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定、檢索、編研、提供利用八個(gè)部分。從宏觀的角度看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。
(2)檔案管理應(yīng)遵循的原理。1.系統(tǒng)原理。系統(tǒng)原理是現(xiàn)代管理科學(xué)的一個(gè)最基本的原理。檔案管理要遵循的系統(tǒng)原理是指檔案管理工作中，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、理論和方法對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行充分的系統(tǒng)分析，以達(dá)到檔案管理的優(yōu)化目標(biāo)，即從系統(tǒng)論的角度來(lái)認(rèn)識(shí)和處理檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。事實(shí)上，檔案管理的工作對(duì)象就是一系列的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強(qiáng)對(duì)檔案的系統(tǒng)管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行大力的開(kāi)發(fā)，才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力，從而獲得更大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。2.整分合原理。檔案管理整分合原理就是在整體中合理安排檔案管理的八個(gè)部分工作，從而在分工上進(jìn)行綜合利用。使每部分依照自身的責(zé)任，制定具體的工作目標(biāo)，發(fā)揮自身的職能和優(yōu)點(diǎn)，實(shí)施計(jì)劃和提升工作效率。3.反饋原理。檔案管理反饋原理是指檔案信息輸出時(shí)實(shí)現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益以及存在的問(wèn)題的反饋與改進(jìn)。檔案信息在被社會(huì)和事業(yè)單位自身利用的同時(shí)，也承受著檢驗(yàn)。檔案管理部門(mén)要及時(shí)收集檔案使用過(guò)程中存在的缺陷反饋意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行完善與糾正。
二、事業(yè)單位檔案管理的常態(tài)問(wèn)題分析
(1)對(duì)檔案工作的重視程度不夠。從檔案工作的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，它是二線甚至三線的工作。一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并不把這項(xiàng)工作放在重要議事列程。有的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)想不到，忙起來(lái)干脆忘掉。也有個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)連說(shuō)起來(lái)也不重要。領(lǐng)導(dǎo)不重視又怎么能調(diào)動(dòng)檔案管理員的工作積極性和創(chuàng)造性呢?難怪有些檔案管理工作人員自己也認(rèn)為是在做單位的輔助工作，只需簡(jiǎn)單重復(fù)地做，不需求創(chuàng)新和研究。
(2)檔案管理基礎(chǔ)工作問(wèn)題多。1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有待提高。有些事業(yè)單位檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有形成統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，存在檔案缺失，特別是有些中層部門(mén)，他們平時(shí)忙于工作，不注重積累資料，到收集檔案材料時(shí)，他們就隨意拿一些材料應(yīng)付，使得好些能反映主題的核心材料丟失;有的檔案員沒(méi)有經(jīng)系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)材料的分類(lèi)不明確，造成卷宗混亂、檔號(hào)無(wú)序等管理不規(guī)范問(wèn)題。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級(jí)許多事業(yè)單位存在檔案案卷標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)題缺少基本要素、有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容、沒(méi)有案卷標(biāo)題等問(wèn)題。還有的事業(yè)單位檔案組卷有的按職能部門(mén)組卷，有的按時(shí)間組卷，也有的按照管轄權(quán)限組卷等，真是五花八門(mén)。2.檔案管理制度不完善。有些事業(yè)單位在檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞等方面的制度建設(shè)不夠完善。如《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》《檔案室管理制度》等不健全;有的單位就是有幾項(xiàng)制度也是寫(xiě)在紙上，掛在墻上，形同虛設(shè)，從來(lái)也沒(méi)有真正落實(shí)，更沒(méi)有建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲機(jī)制。這一切直接影響到檔案管理“質(zhì)”的提升。
(3)檔案室現(xiàn)代化設(shè)施缺乏。檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者堅(jiān)持現(xiàn)代管理理念，采取現(xiàn)代管理方式與方法，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化和系統(tǒng)化。但是，筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級(jí)事業(yè)單位檔案室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對(duì)落后。例如，數(shù)字檔案系統(tǒng)是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，它是利用數(shù)字化手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化收集和管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。但是，縣級(jí)事業(yè)單位有些沒(méi)有建立數(shù)字檔案系統(tǒng)。有的單位甚至連符合要求的檔案專(zhuān)門(mén)庫(kù)房、檔案箱、固定檔案架、活動(dòng)式密集架、檔案柜等都沒(méi)有。
(4)高層次檔案管理人才缺乏。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級(jí)事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍雖然比較穩(wěn)定，但是，許多從事檔案管理工作的人員年齡偏大，文化程度不高，特別是信息化水平比較低，有些還是被照顧的職工“家屬”。他們不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強(qiáng)的問(wèn)題。縣級(jí)事業(yè)單位檔案管理更是缺乏具有專(zhuān)業(yè)學(xué)歷的、專(zhuān)業(yè)職稱的高層次人才。另外，從事檔案工作的人員少、不專(zhuān)業(yè)、事情雜，整天忙于簡(jiǎn)單的瑣碎的工作之中。缺乏培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)水平提高受限。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
(1)積極推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新。事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要認(rèn)真學(xué)習(xí)十八大精神，堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，把改革創(chuàng)新作為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的強(qiáng)大引擎。堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)，積極推進(jìn)檔案工作改革，不斷為檔案工作注入新的活力與動(dòng)力。深入研究檔案工作發(fā)展新趨勢(shì)，認(rèn)真總結(jié)檔案工作新經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握工作特點(diǎn)和規(guī)律。特別是充分認(rèn)識(shí)服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作的重中之重。增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)決克服重業(yè)務(wù)、輕服務(wù)的觀念，真正變關(guān)起門(mén)來(lái)管檔案為打開(kāi)門(mén)來(lái)搞服務(wù)，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門(mén)由“冷部門(mén)”變?yōu)椤盁岵块T(mén)”，不斷提高檔案工作對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、黨委政府和事業(yè)單位的工作大局、維護(hù)職工利益的貢獻(xiàn)度。在服務(wù)大局中找到自己的位置、發(fā)揮獨(dú)特的作用。積極推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。
(2) 做實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作。習(xí)近平總書(shū)記指出：“空談?wù)`國(guó)，實(shí)干興邦”。我們要做實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作，從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化入手，實(shí)現(xiàn)檔案全程管理的規(guī)范化。一是應(yīng)用全面質(zhì)量管理思想，積極引入IS09001質(zhì)量管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)、文件柜、辦公、閱覽、庫(kù)房等防火、防潮、防光、防塵管理的標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)檔案管理的收集、整理、保管、著錄、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序開(kāi)展工作。特別注意實(shí)行文檔一體化管理。通過(guò)文檔一體化管理，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)字化文書(shū)信息，使文書(shū)檔案工作中文件的收發(fā)、登記、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和文件的整理、收集、立卷與歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用形成一個(gè)有序的整體。還有注意規(guī)范電子文件格式與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)重要電子檔案還要及時(shí)進(jìn)行異質(zhì)異地備份，確保電子檔案長(zhǎng)期保存、安全可靠、便于共享。二是科學(xué)完善各項(xiàng)管理制度。建立和完善檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞各方面的.管理制度。實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的管理工作都有章可循。明確職責(zé)和獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制。三是要保證電子檔案管理的安全性。通過(guò)電子檔案管理的專(zhuān)一性和開(kāi)啟防火墻模式來(lái)提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理和及時(shí)升級(jí)，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性。同時(shí)，做好檔案信息的更新備份工作，避免發(fā)生檔案丟失不能找回，電子信息再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用的安全性。
(3)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，檔案工作迎來(lái)了管理網(wǎng)絡(luò)化和存儲(chǔ)數(shù)字化的時(shí)代。因此，檔案管理必須加大投入，提升硬件，全面革新技術(shù)手段，實(shí)施數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略，加快推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化步伐和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化步伐，形成一條“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，不僅是個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而且是個(gè)戰(zhàn)略問(wèn)題，關(guān)系檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，各級(jí)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視、花大力氣推進(jìn)。
(4)打造檔案工作人才隊(duì)伍。檔案管理專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任性重。要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，懂政策懂法律，又要有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與基本技能。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)技能。通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家講座，走出去與互相交流等方法，提高檔案管理人員對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)與技能。學(xué)懂弄透檔案管理的有關(guān)法律規(guī)定、文件制度，比如學(xué)習(xí)中組部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范性文件。
除此以外，縣級(jí)各事業(yè)單位管理機(jī)構(gòu)中，多種檔案信息資源都存在著一定的邏輯關(guān)系。因此，我們還要規(guī)范全縣的檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，資源實(shí)現(xiàn)共享。
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