身在職場如何寫一封好的電子郵件

　　若你寫了一封“加薪申請”給老板，哪怕對方只回復(fù)倆字“OK”，那也算是好得令人動容。但如果郵件來自令你頭疼的追求者，哪怕對方把郵件寫成了一幅《蘭亭集序》，可能也逃不過“Report as spam”的厄運(yùn)。

　　所以，本文著重探討如何寫出讓對方看過之后覺得專業(yè)并樂于回應(yīng)的郵件。

　　發(fā)出去的郵件，潑出去的水

　　絕大多數(shù)“郵件車禍現(xiàn)場”來自一時(shí)沖動。在回復(fù)任何郵件之前，請想想下面這個(gè)問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據(jù)嗎?如果你覺得自己一輩子不會上法庭，那么就換一個(gè)問題：在微博上，我的這封郵件會讓別人覺得我是一個(gè)壞人嗎?

　　在數(shù)字時(shí)代，郵件就是所謂的白底黑字。隨便一張截圖，你的郵件就成了長微博。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時(shí)腦熱，卻成了全世界的把柄，跟隨一輩子。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發(fā)出一封怒氣沖沖的郵件。

　　寫新郵件的最佳順序

　　寫新郵件的最佳順序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。

　　首先，就像它的名字所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進(jìn)郵件吧。其次，標(biāo)題放在正文之后，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)郵件客戶端會提醒你“沒有標(biāo)題是否發(fā)送”;而收件人放在最后，是因?yàn)闆]有收件人，這封郵件肯定發(fā)不出去，這就給了你足夠的時(shí)間來回味這封郵件的疏漏。

　　而且，隨著正文的進(jìn)行，你有很大可能會調(diào)整郵件的標(biāo)題和收件人。所以這樣的順序也比較好，不會等郵件發(fā)出去以后再加各種人進(jìn)來。

　　不要把文字變成圖片

　　在過去幾年的觀察中，我發(fā)現(xiàn)人事和行政部門的同事喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件里發(fā)出來。這種做法并不能增加任何有用的信息，卻帶來了許多壞處：

　　首先，大部分人的審美水平不如專業(yè)的設(shè)計(jì)人員，這就導(dǎo)致了很多紅底黑字或紅底黃字、配合密布著鋸齒的“魏碑”或“隸書”字體的郵件，非常難以閱讀。但發(fā)信人還往往覺得這樣很喜慶，營造了一種祥和的氛圍。

　　其次，越來越多的人在手機(jī)上讀郵件，這會讓對方看郵件的時(shí)間成本和流量成本大大提升。我曾經(jīng)收到過一封總字?jǐn)?shù)不過 500 字的通知郵件，但對方做成了五張總計(jì)2MB 的PNG圖片，令正在開車的我苦不堪言。

　　還有，圖片上的文字是不可搜索的，這意味著你的這封郵件在日后被找到的可能性大大降低。

　　倒金字塔敘事

　　倒金字塔的敘事方法是很有用的：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個(gè) W 和一個(gè) H”|——誰(Who)、什么(What)、何時(shí)(When)、為什么(Why)、怎么樣(How)。如果不能在一開始說清楚問題，大多數(shù)人是沒有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實(shí)用意的——除非你是一個(gè)有絕對權(quán)威的 CEO。

　　誰——這意味著你需要在郵件開始打招呼的時(shí)候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務(wù)所屬人(所謂的“owner”)。如果你只是一個(gè)“Hi”開頭，卻有若干個(gè)收件人，那么誰也不知道要響應(yīng)這封郵件;而如果你一下子和多個(gè)人打招呼，那么這件事情就會因?yàn)樗�有收件人都覺得事不關(guān)己而告吹。

　　什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以“中國式思維”發(fā)些模棱兩可的表態(tài)，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達(dá)什么，就別發(fā)出這封郵件。

　　何時(shí)——明確這個(gè)需求的時(shí)限。“越快越好”在大多數(shù)時(shí)候等于“沒有截止日期”。

　　為什么——請讓對方明白這件事情對對方(收信人)而言的重要性，或者起碼是對團(tuán)隊(duì)或公司而言的重要性，而不是對你(發(fā)信人)而言的重要性。俗話說：“誰上班沒點(diǎn)事兒呢”即便你是對方的直接匯報(bào)對象，在多數(shù)情況下，能夠?qū)懬宄�為什么也比不寫能夠得到更有效的響�?yīng)。

　　怎么樣——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發(fā)雙方已經(jīng)有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經(jīng)不能在郵件里花費(fèi)更多時(shí)間，建議給出盡可能明確的操作辦法。

　　說清楚這些，再慢慢展開郵件、旁征博引、羅列數(shù)據(jù)、推演流程。

　　用對方的語言和思維方式

　　每個(gè)公司，哪怕只是一個(gè)五人的創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)，也存在分工。所謂“隔行如隔山”，你不能要求他人對你的工作了如指掌，也不能假定自己對其他部門的業(yè)務(wù)知根知底。

　　比如營銷部門在和運(yùn)營部門打交道的時(shí)候，就應(yīng)該把廣告上那些冠冕堂皇的表達(dá)方式分解成運(yùn)營部門所能夠理解并執(zhí)行的業(yè)務(wù)指標(biāo)，少提“最近的增長情況”之類模糊的概念，多用“過去15個(gè)月中A分類下B屬性等于C的商品的銷售量(而非銷售金額)逐月占比”。

　　從人情世故上說，這樣的郵件也能夠讓對方產(chǎn)生“這人比其他那些瞎指揮的家伙強(qiáng)點(diǎn)兒”的印象。溝通起來也順暢。

　　多用點(diǎn)，少用面

　　最害怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個(gè)大段(很多的段落之間還沒有分隔，你還需要腦補(bǔ)空行)，需要費(fèi)勁巴拉地去里面刨出對方的重點(diǎn)，加以消化吸收。

　　而通俗易懂的郵件，多是分好了點(diǎn)，一二三四五，言簡意賅。而且點(diǎn)和點(diǎn)之間沒有重復(fù)，邏輯清楚。

　　更好的郵件，是把復(fù)雜的事情分成幾個(gè)大塊，每塊下面幾個(gè)小點(diǎn)，以重要性和緊急程度排序，把不可泄漏的重點(diǎn)用黃底標(biāo)出，層次清楚，皆大歡喜。

　　多說事實(shí)，少說道理

　　這是很難做到的一點(diǎn)。

　　比如你在針對一個(gè)逾期項(xiàng)目發(fā)出郵件的時(shí)候，最好的方法是問人什么時(shí)候能做好，其次的方法是說這個(gè)項(xiàng)目逾期了，最差的方法是說“你們技術(shù)部門能不能不要三天打魚兩天曬網(wǎng)這么簡單的需求都做不出來”。

　　可能技術(shù)部門是有來自比你的需求更重要的需求需要緊急處理?也有可能負(fù)責(zé)你的需求的工程師家里出了一些意外需要臨時(shí)請假?還有可能是你的需求郵件其實(shí)因?yàn)槔�圾的企業(yè)郵箱系統(tǒng)被搞丟了?

　　在郵件中施以“誅心之論”不但容易傷了和氣，也往往會讓發(fā)件人陷入巨大的被動之中。而且，話說回來，很多事情其實(shí)可以通過電話或見面溝通解決，遠(yuǎn)不至于走到在郵件里擦槍走火的地步。

　　不要抄送一堆人

　　首先，在一封郵件里，加入更多收件人的時(shí)候，務(wù)必在郵件開始處寫上“+John”之類的提示。這對于原有的收件人和新加進(jìn)來的收件人都是尊重。

　　其次，每一個(gè)收件人都應(yīng)該是和這封郵件里所談及的事情有關(guān)的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應(yīng)該說些什么或是做些什么。而且收到不相關(guān)的郵件對于大多數(shù)人來說，都是一種困擾。

　　最后，很忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時(shí)候，把部門或者公司里的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老板并不會因?yàn)楹鋈槐患尤胍粋�(gè)爭論而立刻做出反應(yīng)，也不會冒著得罪一撥人的風(fēng)險(xiǎn)給另一撥人“做主”。

　　郵件的歸屬權(quán)

　　你應(yīng)該明白的是，在很多國家和地區(qū)的法律定義中，公司郵箱里的郵件都是公司資產(chǎn)。這意味著，公司有權(quán)力看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個(gè)人郵箱發(fā)出的信件，都有可能被定義為公司資產(chǎn)。

　　這意味著，不要用公司郵箱發(fā)不該發(fā)的東西——包括任何違反公司規(guī)定或當(dāng)?shù)胤�律的討論�?/p>

　　標(biāo)點(diǎn)符號

　　用對標(biāo)點(diǎn)符號、不要中英文標(biāo)點(diǎn)混用、分清“的地得”、不寫錯(cuò)別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫……這都是最基本的書寫要求。

　　而更高的商務(wù)書寫要求，還包括那些能讓收件人更快閱讀郵件的技巧，比如在英文單詞前后都加上空格，比如用更短的分句，比如統(tǒng)一字體、字號、文字顏色等等。

　　不要以為你的收件人看不出這些細(xì)節(jié)。不是每個(gè)人都有梵高的水準(zhǔn)，但大多數(shù)人還是能對《星空》發(fā)出贊嘆的。

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