商務英語信函的寫作原則

　　在商務英語寫作中,信函是常見的文章類型。無論是考試需要還是工作要求,為達到通過信函有效溝通的目的,有必要掌握寫好國際商務信函的原則。以下是小編為大家整理的商務英語信函的寫作原則，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　商務英語信函的寫作原則 篇1

　　一、商務英語信函的寫作原則

　　寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸

　　實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

　　1、禮貌原則(courtesy)

　　禮貌不僅僅是指有禮而已,為了使商務英語文書更具禮節(jié),撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。

　　2、體諒原則(consideration)

　　體諒原則強調(diào)對方的情況而非我方情況，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

　　3、完整原則(completeness)

　　在信函寫作中,信息完整很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的信息。

　　4、清楚原則(clarity)

　　清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。

　　5、潔原則(conciseness)

　　要求我們用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語, 要避免重復、羅嗦。

　　6、具體原則(concreteness)

　　使所表達的內(nèi)容準確而又生動。當涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。

　　6、正確原則(correctness)

　　正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數(shù)字精確、以及對商業(yè)慣用語的正確理解。

　　二、商務英語信函中的禮貌表現(xiàn)

　　(一)、商業(yè)信函中的積極禮貌表現(xiàn)

　　按照布朗和列文森的禮貌理論，積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對積極面子的需求而采取的措施。積極面子是指希望得到別人的肯定和贊許。為保住對方的積極面子不受損害，說話人有必要使用積極禮貌策略。在商務信函中積極的禮貌表現(xiàn)主要體現(xiàn)為四種策略：贊美、展示人情味、避免不和與聲稱關系近。

　　1、贊美

　　贊美策略是一種滿足聽話人積極面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。在商務英語信函中,經(jīng)常夸贊對方是很有必要的,但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對方的商譽、產(chǎn)品、技術等方面確實值得贊許，也要注意把握尺度,不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺,反而顯得不禮貌。所以，在寫作信函時，既要在遵循禮貌原則( Politeness Principle) 中盡量多贊譽對方的贊譽準則(Approbation Maxim) ，又要做到恰如其分地夸獎對方。下面就是一個在自然而不夸張的語氣中透出贊美之情的好例子:

　　We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following : …

　　(經(jīng)檢查,貴方產(chǎn)品的質(zhì)量和價格都使我方很滿意。因此,決定向貴方定貨,具體的款項如下: …)

　　2、 展示人情味

　　中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達親切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，例：

　　We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.

　　(本月3日來函和保險單復印件已經(jīng)收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)

　　3、避免不和

　　避免不和在商務信函寫作中，主要表現(xiàn)為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　4、 聲稱關系親近

　　在商業(yè)信函中，寫信人可以通過聲稱自己與對方有親密的關系，或從對方的立場考慮某一建議來向對方傳遞友好之情，這種方式就是“聲稱關系親近”策略。

　　例：In view of our longstanding business relationship that we make you such an offer。

　　(鑒于咱們之間長久的貿(mào)易伙伴關系，我們特向貴方報價如下。)

　　(二)、商業(yè)信函中的消極禮貌表現(xiàn)

　　在布朗和列文森的理論體系中，消極禮貌策略主要是說話人意欲部分地滿足聽話人的消極面子而采取的措施。消極的禮貌表現(xiàn)在商務信函中主要體現(xiàn)在以下三個方面：減緩語氣、表示敬意、道歉。

　　1、減緩語氣

　　減緩語氣策略指的是當寫信人向對方提出建議、要求或批評時，寫信人運用一定的表達方式來減輕或緩和語氣，使言語的強制力變小，從而減弱對對方消極面子的威脅的方法。

　　Excuse me, I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine?

　　(貴方可否將貴公司的最新的機器樣品郵寄一份給我們公司?)

　　2、 表示敬意

　　表示敬意策略指寫信人運用謙卑的語言來降低自己或抬高對方的身價使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現(xiàn)出寫信人對收信人的尊重。寫信人通過抬高對方的身份，降低自己的身份，表明自己對對方消極面子的維護和尊重，從而避免與對方潛在的沖突，實現(xiàn)與對方成功交流的目的。

　　“You-attitude”的表達方式：

　　“You-attitude” (‘您為重’) 準確地說,是體現(xiàn)在態(tài)度上的。寫信人應時時從對方立場出發(fā)，處處持為對方著想的態(tài)度，尊重、體諒、贊譽對方,盡量使對方受益。在此基礎上，盡可能以自然為前提,恰當?shù)厥褂谩澳恪�、“我”�?/p>

　　3、 道歉

　　道歉策略指的是當交際中的一方冒犯了另一方時，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，此來維護被冒犯一方的面子并且彌補冒犯的后果進而恢復雙方之間的和諧關系的'方式。主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。

　　3.1 直接道歉

　　為了維護對方的面子，并且彌補對對方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉承認自己的過失，請求對方諒解，并表示愿意進行賠償，進而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函(表接受)。如：

　　We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assure you that care will be taken in the execution of your further orders.

　　(對由此錯誤帶給貴方帶來的麻煩,我們非常抱歉,并保證:在履行貴方今后的定單時,一定謹慎小心。)

　　3.2 間接道歉

　　間接道歉指的是道歉者向對方道歉，承認自己的過失，但傾向于降低己方的過失程度或提供理由說明過失并非是故意的，以減輕責任。與第一種方式不同的是寫信人在維護收信人的消極面子的同時，也對自己的積極面子有所照顧。如：

　　We regret to advise that we are unable to make an offer for the time being owing to heavy demands. A cable to this effect has been sent today to you. However, we shall not fail to inform you whenever a fresh supply becomes available.

　　(由于當前對該商品的需求量較大，暫時謙難發(fā)盤;因此，已于今日致電貴方，告知此意，一俟有新貨可供，當即奉告，此復)。

　　三、外貿(mào)函電中合理表達禮貌應注意的幾個方面

　　1、注意保持交際雙方地位的平等

　　在外貿(mào)函電中，交易雙方的談判應盡量建立在平等互利的基礎上，為表示禮貌而過分謙卑的言辭會適得其反，令對方對你的能力產(chǎn)生懷疑。

　　2、注意話語的選擇是否具有親和力

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。多用一些簡單明了的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。

　　3、注意話語中的各種信息在不同人文背景下的解讀

　　禮貌具有受文化因素(如歷史、地理、生活方式、宗教信仰等)制約的特點，不同的文化團體有不同的文化價值觀，他們對禮貌的敏感度存在差異，對表示禮貌的方式方法有不同的了解。因此，在商務英語信函的寫作中，我們要注意根據(jù)不同的文化背景來解讀其含義。

　　總之，在商務英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌的表達手段和技巧，還要仔細考慮各種國際商務交往中的特定語境因素，合理運用各種語用策略，使禮貌的表達更加貼切得體，從而使對外貿(mào)易活動得以更順利地進行。

　　四、商務信函中禮貌用語的重要性

　　隨著全球經(jīng)貿(mào)一體化的不斷推進，國際貿(mào)易的競爭日益激烈。禮貌用語在國際商務活動中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，從而有助于在競爭中占據(jù)一席之地。如一封彬彬有禮的書信，得體脫俗的談吐，能使我方在對方的心目中樹立起一種正直、熱情、有良好文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限的商機。隨著中國市場經(jīng)濟的不斷深入，商業(yè)信函已經(jīng)成為人們在經(jīng)濟交往中不可缺少的一種重要的手段。人們只有在商業(yè)信函中使用一定的禮貌策略，才能在商業(yè)交往中成功地達到交際目的。

　　在國際商務交往中，在以信傳情達意中，雙方通過努力塑造良好形象，爭取并保住新老客戶，以求更好的經(jīng)濟效益。商務信函不僅是用來溝通的媒介，更是建立友誼、吸引客戶的手段。而寫好一封商務英文信，禮貌原則是必須注意的，因為這直接關系到你寫的信是否有正面效應，或者說是否成功。所以，學習有禮貌的、得體的英語語言，是必要的。因此，在日常的商務活動中，我們應注意商務信函中禮貌用語的使用，商業(yè)信函才會起它應有的作用——通過英語的媒介作用起到發(fā)展貿(mào)易、增進友誼的作用。

　　商務英語信函的寫作原則 篇2

　　1、策略原則

　　即盡量減少他人付出的代價，增加對他人的益處。這一原則較為適用于當我們在向別人發(fā)出動作時。根據(jù)這一原則可以得出以下兩個結論。

　　首先，就祈使句而言，提供比要求要禮貌一些。如：have some more sugar 就比clean up the floor 要禮貌。

　　其次，在表示請求時，間接比直接要禮貌一些。所以根據(jù)禮貌由淺至深的程度，直接的祈使句不如普通的疑問句禮貌，普通的疑問句又不如首先提出“是否可以做出請求”的疑問句禮貌。例如： pass me the sugar. can you pass me the sugar?

　　can i probably ask you to pass me the sugar?

　　這三句話的禮貌程度是逐步加深的。請求越來越不明顯，從而給聽者更大的拒絕的自由。

　　2、慷慨原則

　　即盡量減少對自己的益處，增加自己付出的代價。這一原則較為適用于當我們自己要發(fā)出動作時。當發(fā)出提供性的.動作時，直接比間接禮貌，如： let me set the table.

　　i was wondering if i could possibly set the table. 當發(fā)出請求時，間接比直接禮貌。如： i want to borrow your car. could i possibly borrow your car?

　　3、稱贊原則

　　即盡量減小對聽者的批評，增加對聽者的贊揚。這一原則一般分為兩類，一是否定式稱贊——間接的批評別人反而說好話。如： -do you like my dress?

　　-well, yes, but it’s not my favorite.

　　另外是夸大式稱贊，一般出現(xiàn)在較正式的場合。如：thank you so

　　var cpro_psid ="u2572954"; var cpro_pswidth =966; var cpro_psheight =120;

　　much for inviting us. we had an absolutely wonderful time.

　　4、謙虛原則

　　即盡量減小對自己的贊揚，增大對自己的貶低。同稱贊原則一樣，謙虛原則也是分為否定式和夸大式。如： -you did brilliantly!

　　-yes, did i? 或well, i thought i did not do too badly.

　　5、考慮原則

　　即盡量減少聽者的不快樂，增加聽者的快樂。這一原則主要體現(xiàn)在以下三點：

　　首先是委婉語的應用。在談到可能會造成聽者不快的話題時，可盡量使用委婉語，以盡量避免出現(xiàn)消極結果。如說she has a lovely figure 是禮貌的，而直接說she has a beautiful breast則是不禮貌的。

　　其次，為了給聽者更多的愉悅，在談到愉快的事情時要使之盡量具體。

　　最后，為了減少聽者的痛苦，在談到消極的事情時要盡量模糊。如i was sorry to hear about your husband比i was sorry to hear about your husband’ s death 更禮貌一些。

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