在職場(chǎng)中如何提高你的表達(dá)與溝通能力
Part1 職場(chǎng)中，如何提高表達(dá)能力
所謂『表達(dá)能力』，是一個(gè)寬泛的概念。你需要提高哪方面的表達(dá)能力?如果你不能準(zhǔn)確地回答這個(gè)問題，就會(huì)老鼠拉龜無(wú)從下手。因此，縮小范圍，找準(zhǔn)方向，把精力和資源集中在最值得或者最急需投入的地方才是明智之舉。你可以通過回答下面兩個(gè)問題來(lái)找到自己的結(jié)癥所在：
你在工作中最需要表達(dá)的是什么內(nèi)容，是數(shù)據(jù)、現(xiàn)象、流程、制度還是觀點(diǎn)?
你了解這些內(nèi)容的產(chǎn)生過程、運(yùn)作機(jī)制和適用范圍嗎?
舉個(gè)例子說(shuō)，在職能部門中經(jīng)�？梢钥吹竭@樣一幕。
一名員工因?qū)δ稠?xiàng)制度不理解前來(lái)咨詢，職能部門中的普通職員生搬硬套地向他解釋。員工越聽越糊涂，于是主動(dòng)提出見經(jīng)理。經(jīng)理一出現(xiàn)三言兩語(yǔ)就把制度說(shuō)清楚了，員工釋然并滿意地離開。
沒過多久，午休時(shí)間到了。這位普通職員來(lái)到Pantry，一邊吃飯一邊和同事聊娛樂圈的八卦新聞。她說(shuō)得聲情并茂，好像那些明星就住她家隔壁似的。這時(shí)的她與先前判若兩人。
對(duì)于這個(gè)把部門制度講得不清不楚，卻把明星緋聞?wù)f得頭頭是道的職員，我們不能武斷地說(shuō)她表達(dá)能力不行。
那她的問題出在哪里呢?顯然，她沒有想過前面的兩個(gè)問題。對(duì)部門制度吃不透，只能照本宣科地向員工解釋，這種粗淺的表達(dá)方式根本不能解決問題。
我們?cè)賮?lái)看看提問的網(wǎng)友是怎么說(shuō)的。他說(shuō)：
我有時(shí)跟客戶或經(jīng)理說(shuō)話時(shí)，感覺他們不是很明白我在說(shuō)什么。我已經(jīng)盡量說(shuō)得詳細(xì)，但總是覺得他們會(huì)誤解我的意思。
各位有沒有發(fā)現(xiàn)，他的處境在職場(chǎng)新人當(dāng)中很有代表性。在沒摸熟行業(yè)環(huán)境、客戶情況、公司制度的情況下，陷入一種不能與合作對(duì)象同步溝通的尷尬局面是很正常的。
不過，大家也許知道，一些工作了不少年頭卻依然不能把崗位中的關(guān)鍵事項(xiàng)表達(dá)清楚的老鳥大有人在。這些人老成卻不老練，還沒想清楚上面提到的兩個(gè)問題。他們對(duì)自身崗位中的核心業(yè)務(wù)一知半解，對(duì)于皮毛的東西還能說(shuō)上幾句，一旦領(lǐng)導(dǎo)或客戶多問幾句，他們便陣腳大亂語(yǔ)無(wú)倫次。
那么，提高表達(dá)能力的鑰匙在哪里?
職場(chǎng)中的表達(dá)能力，是指對(duì)崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)性質(zhì)、行業(yè)規(guī)律等專業(yè)信息的闡述和解釋能力。這種能力與平常意義上的表達(dá)不同，它側(cè)重于對(duì)專業(yè)詞匯、專業(yè)操作的領(lǐng)會(huì)和演繹。通俗一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，就是看你懂不懂行。懂行的人能用三言兩語(yǔ)把工作中復(fù)雜問題講解清楚。不懂行的人就麻煩了，別說(shuō)講解了，就連聽別人說(shuō)都費(fèi)勁。
因此，提高職場(chǎng)表達(dá)能力的根本途徑在于——讓自己盡快懂行。
Part2 職場(chǎng)中，怎樣提高溝通能力?
溝通能力主要有三種：
- 語(yǔ)言溝通能力
【包括當(dāng)眾發(fā)言，開會(huì)討論、口頭匯報(bào)等口頭表達(dá)力，以及傾聽別人說(shuō)話時(shí)的理解力、領(lǐng)悟力】
- 文字溝通能力
【包括對(duì)文件公函的撰寫、編輯修訂、閱讀理解能力，以及對(duì)各種數(shù)據(jù)的編制和展示能力】
- 非語(yǔ)言溝通能力
【同理心和肢體語(yǔ)言】
職場(chǎng)中人需要靈活運(yùn)用上述三種能力，以產(chǎn)生成效達(dá)到目的。不能產(chǎn)生成效的溝通就是無(wú)效溝通，不管你說(shuō)得多好聽、寫得多漂亮，都是徒勞無(wú)功。
因此，在著手提高自己的溝通能力之前，你需要搞清楚自己的溝通目的是什么。在我的探詢下，這位網(wǎng)友說(shuō)：
我需要解決的`問題是：向客戶提問時(shí)，有時(shí)要分幾次問才能把所有的事問清楚。當(dāng)客戶故意隱瞞時(shí)，不知如何問出答案。或者客戶不明白我在問什么或者說(shuō)什么。
也就是說(shuō)，他急需提高的溝通能力是『提問』。『提問』是常用的商務(wù)溝通技巧。不僅在審計(jì)、咨詢、銷售、服務(wù)等行業(yè)中廣泛使用，在專業(yè)性不強(qiáng)的工作崗位上也是經(jīng)常用到。不會(huì)提問，就不能發(fā)現(xiàn)對(duì)方的需求，不能把握事情的重點(diǎn)。
日常生活中，提問技巧也是相當(dāng)有用的。例如，當(dāng)你與某人發(fā)生意見分歧時(shí)，你無(wú)需拋出一大堆理?yè)?jù)來(lái)支持自己的觀點(diǎn)，只需要巧妙地問對(duì)方幾個(gè)問題。說(shuō)不定，對(duì)方就被你問住了。這場(chǎng)爭(zhēng)論的結(jié)果立見分曉，你不戰(zhàn)而勝之。
至于這位網(wǎng)友說(shuō)『分幾次才能把所有的事問清楚』，這就再正常不過了。各位看看在他的問題下面，我提了多少個(gè)問題——
1. 你所說(shuō)的“話少”是指對(duì)所有人，包括家人朋友都那樣，還是只在工作方面?
2. 你現(xiàn)在在做什么工作，從業(yè)時(shí)間有多長(zhǎng)?
3. 你覺得“話少”是由于性格原因造成的，還是你對(duì)某些話題比較陌生?
4. 你做的是外審還是內(nèi)審?
5. 工作中最讓你感到挑戰(zhàn)的說(shuō)話場(chǎng)景是什么?
6. 你對(duì)自己的口頭表達(dá)能力有什么要求或者期望?
我前面兩次提到『探詢』這個(gè)詞匯。在商務(wù)溝通技巧中，『探詢』是指有邏輯性、針對(duì)性地提出一連串問題。探詢的目的在于揭開現(xiàn)象的本質(zhì)和發(fā)掘問題的根源。探詢技巧已經(jīng)超出了溝通技巧的范疇。它是在精深的專業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和敏銳的判斷能力上發(fā)展起來(lái)的。
簡(jiǎn)單地說(shuō)，它有以下四個(gè)特點(diǎn)：
1. 提問時(shí)使用開放式問題，不用封閉式問題，前者能激發(fā)對(duì)方思考，后者使對(duì)方產(chǎn)生被盤問的感覺;
2. 不要在問題中加入提問者的主觀臆測(cè)，避免誤導(dǎo)甚至激怒對(duì)方;
3. 詢問的是事實(shí)、觀點(diǎn)、依據(jù)，不是對(duì)方的感覺或想像;
4. 有邏輯有條理有計(jì)劃地提問，不是想到哪問到哪。
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